Prędzej czy później każdy przedsiębiorca lub spółka może mieć do czynienia z kontrolą podatkowa w Holandii. Może to być wizyta w miejscu pracy, ale również kontrola i weryfikacja administracji w całej firmie. Kontrola podatkowa polega na sprawdzeniu zgodności ksiąg rachunkowych z zeznaniami podatkowymi. Bywa, że jest to kontrola konkretnego okresu podatkowego lub wybranych części zeznań podatkowych i administracji. Zazwyczaj Belastingdienst informuje nas z wyprzedzeniem o zamiarze kontroli – przynajmniej taka informacje podaje na swojej stronie internetowej.
Początek kontroli zaczyna się od sprawdzenia obowiązku prowadzenia administracji. Bez prawidłowej administracji niewiele można sprawdzić. Prawo jest jasne i proste: każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia administracji. Co powinno się w niej znajdować i jak powinna wyglądać jest już mniej szczegółowo określone. Podstawa jest na pewno dokładna i uczciwa administracja z której prosto wynika ze spełniamy swoje obowiązki podatkowe.
Podstawowe obowiązki związane z administracja to:
- Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej (nawet po przetworzeniu danych) – 7lat
Dopuszczalne są skany dokumentów np. w zabezpieczonym formacie pdf. W przypadku nieruchomości jest to 10 lat. - Administracja w formie elektronicznej – 7 lat ponadto powinna być łatwo dostępna, zrozumiała i czytelna.
Obowiązek przechowywania dotyczy również plików i programów komputerowych. W związku z tym musimy również upewnić się, że programy i pliki podczas kontroli działają prawidłowo.
Uwaga! Przechowywanie tylko plików z dokumentami pdf do druku nie spełnia obowiązku retencji danych.
Ponadto niektóre części administracji klasyfikowane jako podstawowe dokumenty i powinny znajdować się w naszej administracji. Są to:
- Księga główna
- rejestracja/lista zleceniodawców i dłużników
- wykazy/faktury kupna i sprzedaży
- administracja plac i ewidencja towarów
Administracja powinna być tak zaprojektowana, aby kontrola mogła być wykonana w rozsądnym czasie. Co znaczy rozsądnym? To zależy od firmy ,od charakteru i zakresu działania przedsiębiorstwa. Belastingdienst w swoich działaniach powinien brać pod uwagę również interesy przedsiębiorcy/firmy.
Podczas kontroli mamy obowiązek współpracować i udzielać informacji związanych z tematem kontroli. Brak lub niewystarczająca współpraca podczas kontroli może prowadzić do tzw. odwrócenia ciężaru dowodów, a wtedy Belastingdienst sam oszacuje nasze przychody i rozchody i na pewno nie będą one z korzyścią dla nas. Ponadto brak współpracy może doprowadzić do postepowania karnego (kara nawet do 6 miesięcy) lub grzywny. To jeden z powodów dla których warto skorzystać z profesjonalnej usługi księgowego. Ponadto podczas kontroli Belastingdienst ma prawo zbierać różne informacje odnoszące się do podatków związane z innymi firmami, czyli naszymi partnerami biznesowymi. Dlatego warto poinformować ich o tym fakcie.
Po zakończeniu prac kontrolnych powinniśmy otrzymać raport z kontroli. Raport definiuje to co było tematem kontroli , jakie ewentualnie powinniśmy wykonać korekty, ale może zawierać także kwoty kar w przypadku zaniedbań.
Chcesz uzyskać więcej informacji , zachęcamy do kontaktu z NL-Balance.
Rijswijk– 0 70 412 7662
M: 0 610 584 045
E: info@nlbalance.nl
www.nlbalance.nl
Zmiany w przepisach dotyczących VAR Verklaring
VAR Verklaring był dokumentem wydanym dla samodzielnego przedsiębiorcy (ZZP) potwierdzającym że jest niezależną, samodzielną firmą świadczącą usługi w danej dziedzinie. Do tej pory przedsiębiorca występował o VAR za pomocą formularza lub elektronicznie. W [...]
Kiedy jesteś przedsiębiorcą?
Nie każdy, kto chce być przedsiębiorcą jest przedsiębiorca z tytułu podatku dochodowego. Jeśli działalność odbywa się w obrocie handlowym lub usługach i osiągany jest zysk oraz mamy do czynienia ze źródłem dochodu to [...]
Jak obliczyć swoją stawkę godzinową?
Jako przedsiębiorca ponosisz większe koszty, więc Twoja stawka godzinowa w Holandii musi być większa niż stawka pracownika. Jak więc ustalić stawkę, która nie będzie ani zbyt wysoka, ani zbyt niska? Oto jak obliczyć [...]
Oszustwa akwizycyjne
NL- Balance B.V. jako firma specjalizująca się w usługach księgowych i w doradztwie przedsiębiorcom często spotyka się z problemem oszustwa akwizycyjnego. Najbardziej narażeni na nie są szczególnie startujący przedsiębiorcy, którzy zaraz po zarejestrowaniu [...]