Prędzej czy później  każdy przedsiębiorca lub spółka może mieć do czynienia z kontrolą podatkowa w Holandii. Może to być wizyta w miejscu pracy, ale również kontrola i weryfikacja administracji w całej firmie. Kontrola podatkowa polega na sprawdzeniu zgodności ksiąg rachunkowych z zeznaniami podatkowymi. Bywa, że jest to kontrola konkretnego okresu podatkowego lub wybranych części zeznań podatkowych i administracji. Zazwyczaj Belastingdienst informuje nas z wyprzedzeniem o zamiarze kontroli – przynajmniej taka informacje podaje na swojej stronie internetowej.

Początek kontroli zaczyna się od  sprawdzenia obowiązku prowadzenia administracji. Bez prawidłowej administracji niewiele można sprawdzić. Prawo jest jasne i proste: każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia administracji. Co powinno się w niej znajdować i jak powinna wyglądać jest już mniej szczegółowo określone. Podstawa jest na pewno dokładna i uczciwa administracja z której prosto wynika ze spełniamy swoje obowiązki podatkowe.

Podstawowe obowiązki związane z administracja to:

• Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej (nawet po przetworzeniu danych) – 7lat
  Dopuszczalne są skany dokumentów np. w zabezpieczonym formacie pdf. W przypadku nieruchomości jest to 10 lat.
• Administracja w formie elektronicznej – 7 lat ponadto powinna być łatwo dostępna, zrozumiała i czytelna.

Obowiązek przechowywania dotyczy również plików i programów komputerowych. W związku z tym musimy również upewnić  się, że programy i pliki podczas kontroli działają prawidłowo.

Uwaga! Przechowywanie tylko plików z dokumentami pdf do druku nie spełnia obowiązku retencji danych.

Ponadto niektóre części administracji klasyfikowane jako podstawowe dokumenty i  powinny znajdować się w naszej administracji. Są to:

• Księga główna
• rejestracja/lista zleceniodawców i dłużników
• wykazy/faktury kupna i sprzedaży
• administracja plac i ewidencja towarów

Administracja powinna być tak zaprojektowana, aby kontrola mogła być wykonana w rozsądnym czasie. Co znaczy rozsądnym? To zależy od firmy ,od charakteru i zakresu działania przedsiębiorstwa. Belastingdienst w swoich działaniach powinien brać pod uwagę również interesy przedsiębiorcy/firmy.

Podczas kontroli mamy obowiązek współpracować i udzielać informacji związanych z tematem kontroli. Brak lub niewystarczająca współpraca podczas kontroli może prowadzić do tzw. odwrócenia ciężaru dowodów, a wtedy Belastingdienst sam oszacuje nasze przychody i rozchody i na pewno nie będą one z korzyścią dla nas. Ponadto brak współpracy może doprowadzić do postepowania karnego (kara nawet do 6 miesięcy) lub grzywny. To jeden z powodów dla których warto skorzystać z profesjonalnej usługi księgowego. Ponadto podczas kontroli Belastingdienst ma prawo zbierać różne  informacje odnoszące się do podatków związane z innymi firmami, czyli naszymi partnerami biznesowymi. Dlatego warto poinformować ich o tym fakcie.

Po zakończeniu prac kontrolnych powinniśmy otrzymać raport z kontroli. Raport definiuje to co było tematem kontroli , jakie ewentualnie powinniśmy wykonać korekty, ale może zawierać także kwoty kar w przypadku zaniedbań.

Chcesz uzyskać więcej informacji , zachęcamy do kontaktu z NL-Balance.

Rijswijk– 0 70 412 7662
M: 0 610 584 045
E: info@nlbalance.nl
www.nlbalance.nl