Koszty wyżywienia w działalności gospodarczej: Perspektywa prawna

W 2022 roku, Sąd Rejonowy w Bredzie, a następnie Sąd Apelacyjny w Hadze, wydały kluczowe orzeczenia dotyczące kwestii odliczania kosztów wyżywienia przez przedsiębiorców. Oba sądy zgodnie orzekły, że wydatki na napoje i posiłki poniesione przez przedsiębiorców w trakcie podróży służbowych lub delegacji, nie kwalifikują się jako koszty działalności gospodarczej. W uzasadnieniu orzeczenia podkreślono, że jedzenie, jako podstawowa potrzeba życiowa, generuje wyłącznie koszty prywatne.

Zdaniem sądów, próba porównania sytuacji przedsiębiorcy do pracodawcy, który może odliczać wydatki pracownika poniesione podczas delegacji, jest nieuprawniona. Rozróżnienie wynika z faktu, że obowiązek zwrotu kosztów przez pracodawcę pracownikowi ma zupełnie inną podstawę niż potencjalna możliwość odliczeń dla przedsiębiorcy.

Sądy wskazały również, że zgodnie z artykułem 3 ustawy o podatku dochodowym z 2001 roku, koszty podróży służbowej i zakwaterowania mogą być uznane za koszty uzasadnione prowadzeniem działalności gospodarczej, w przeciwieństwie do wydatków na wyżywienie, które mają charakter osobisty.

Jednakże, wyjątkiem są koszty posiłków konsumowanych z partnerami biznesowymi, które można odliczyć w 80% ich wartości, pod warunkiem, że mają one na celu pozyskanie nowych zleceń lub zacieśnienie współpracy biznesowej. Ważne jest, aby w takich przypadkach wykazywać biznesowy charakter spotkania, na przykład poprzez adnotacje na paragonie.

Z kolei, jeśli chodzi o posiłki konsumowane w celach biznesowych w biurze, zakupione w supermarkecie, możliwe jest odzyskanie podatku VAT. Niemniej, żywność i napoje spożywane w lokalach gastronomicznych lub dostarczone przez firmy cateringowe, nie kwalifikują się do odzyskania podatku VAT.

Posiłki biznesowe uznaje się za część kosztów reprezentacji, które obejmują również takie wydatki jak konferencje, seminaria czy wyjazdy edukacyjne. Dla tych kosztów obowiązują specjalne zasady – nie mogą być one w całości wliczone w koszty firmy, a jedynie w 80%.

Aby uzyskać więcej informacji na temat omawianych orzeczeń, zapraszam do zapoznania się z dokumentacją dostępną online na stronach:

Jeśli delegacje są dla Ciebie codziennością, a jesteś naszym klientem, to warto porozmawiać z Adamem z naszego zespołu. On ma sporo doświadczenia w kwestiach kosztów podróży służbowych i z chęcią podzieli się wskazówkami, jak możesz optymalnie zarządzać tymi wydatkami. Z pewnością znajdzie kilka cennych rad, które przydadzą się w Twojej sytuacji.

Publikacja 29.03.2024